Internationale Autovermietung

Ziele
Die internationale Autovermietung hat zahlreiche Firmenkunden, deren Mitarbeiter in beliebigen Agenturen der Autovermietung Fahrzeuge mieten können, ohne dafür eine offizielle Bestellung vorlegen zu müssen. Dies brachte Probleme für die Finanzabteilungen der Kunden mit sich, denn diese erhielten Rechnungen ohne zugehörige Bestellung, was zahlreiche Telefonate zur Abklärung des Sachverhalts nötig machte. Dies führte letztlich zu Unzufriedenheit bei den Kunden. Eine Lösung war erforderlich.

Die Lösung von Pitney Bowes
Als Lösung für das Problem entwickelte Pitney Bowes einen Outsourcing-Prozess zur Erfassung und Digitalisierung aller Mietbelege (in allen Formaten, jeweils vom Fahrer unterzeichnet) der verschiedenen Mietagenturen.
 

Die Dokumenten-Images samt Index werden mit einer von der Autovermietung bereitgestellten Datenbank abgeglichen und wöchentlich aktualisiert. Im Ausgabedatenstrom mit den Rechnungen, der an die Autovermietung geschickt wird, ist jeder Rechnung ein Beleg zugeordnet, der zusammen mit der Rechnung ausgedruckt werden kann.

So kann eine Finanzabteilung, der eine Rechnung zugeht, den entsprechenden Mitarbeiterauftrag nachverfolgen und sicher sein, dass alle Bestellungen in Ordnung sind.

Im Rahmen des Outsourcing-Prozesses werden alle Eingangsdokumente digitalisiert. Dann werden die Dateien mithilfe von Geschäftsregeln weiterverarbeitet. Zusammengehörige Dokumente werden automatisch miteinander verknüpft und die Dokumentensets in den Datenaustausch zwischen Pitney Bowes und der Autovermietung eingelesen. Von dort gelangen die Falldateien in die Geschäftsprozess-Managementsysteme der Kunden. Darüber hinaus wird ein Archiv gepflegt, um gegebenenfalls spätere Nachfragen abklären zu können. Über diesen Service werden insgesamt über 6 Millionen Dokumentationsseiten pro Jahr abgewickelt.

Ergebnisse
Dank des weltweiten, integrierten Service hat das Autovermietungsunternehmen einen besseren Überblick über seine geschäftlichen Transaktionen gewonnen, konnte die Kundenzufriedenheit steigern, die Kosten für die Bearbeitung von Rückfragen erheblich senken und den Zeitaufwand zur Abwicklung von Kundenzahlungen verringern.

Vorteile der Eingangsrechnungsverwaltung

• Eingangsrechnungen aller Art und aus allen Kanälen werden in ein passendes Eingabeformat für die interne Debitorenbuchhaltung gebracht, wo sie in entscheidungstauglicher Form zur Verarbeitung bereitstehen.
• Durch die Digitalisierung der Eingangsdokumente stiegen der Automatisierungsgrad und die Produktivität, was Kostensenkungen und einen geringeren Ressourcenbedarf mit sich brachte.
• Die Zeit bis zur Abwicklung der Zahlungen wurde verkürzt.
• Die Kundenzufriedenheit stieg.

Kundenprofil
Bei dem Kunden handelt es sich um eine große Autovermietung, ursprünglich in Europa beheimatet, die mittlerweile das größte Autovermietungsnetzwerk der Welt betreibt. Das Unternehmen ist in 150 Ländern weltweit vertreten.