GE Capital Factofrance

Ziele
GE Capital Factofrance wollte seine eingehende Kundenkommunikation in Frankreich vollständig digital abwickeln, das heißt, eingehende Rechnungsdokumente aller Art sollten in einem einzigen Workflow bearbeitet werden. Die Dokumente sollten in ein einheitliches, entscheidungstaugliches Format konvertiert und in die bereits vorhandenen, internen Geschäftssysteme eingespeist werden.

Die Lösung von PITNEY BOWES
Das Unternehmen entschied sich für Pitney Bowes als Anbieter eines geeigneten Front-End-Workflow zur Verarbeitung von etwa 10 Millionen eingehenden Rechnungen pro Jahr, deren Finanzierung von GE Capital Factofrance abgewickelt wird. Im Rahmen seiner Dienstleistung digitalisiert Pitney Bowes die Eingangsrechnungen, konvertiert sie in einem abgesicherten Prozess in ein geeignetes Format, kategorisiert sie mithilfe von Schlüsselmetadaten und speist sie in entscheidungstauglicher Form in die internen Systeme von GE Capital Factofrance ein, wo sie bewertet und zur Finanzierung angenommen werden.

Bereits bei der Erstkonfiguration konnte der vorhandene, aus 12 Schritten bestehende Dokumentenmanagementprozess optimiert und auf nur drei zentrale Schritte reduziert werden. Trotz der vollständigen Integration des Front-End-Workflows für die eingehenden Dokumente in die Geschäftsprozess-Managementsysteme von GE Capital Factofrance bleibt die geschäftliche Flexibilität in vollem Umfang gewahrt, denn die beiden Systeme können jederzeit entkoppelt werden. Das heißt, das Kundensystem unterliegt zu keinem Zeitpunkt irgendwelchen Einschränkungen.

Das Projekt ist zugleich integraler Bestandteil des weltweiten Nachhaltigkeitsprogramms von GE Capital Factofrance, das auf eine Reduktion der Treibhausgasemissionen um 30 % abzielt.

Ergebnisse
Durch die Implementierung der neuen Lösung für die eingehende Kundenkommunikation spart GE Capital allein in einem einzigen Land 5 Millionen vorgedruckter Formulare pro Jahr ein. Durch die Bereitstellung digitalisierter Dokumente entfallen 400 Aktenanforderungen pro Tag. Darüber hinaus lassen sich um die 2.500 doppelte Rechnungsanforderungen pro Monat vermeiden. All dies zusammen verhalf dem Unternehmen zu erheblichen Kosteneinsparungen und Produktivitätsgewinnen und leistete gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zu seinen Umweltzielen. Auch für die Kunden des Unternehmens bringt das neue Verfahren Vorteile: Die Fakturierung erfolgt nun innerhalb von acht Stunden nach Rechnungseingang – ein erheblicher Fortschritt gegenüber dem früheren Standard von 24 Stunden und mehr.

Vorteile der digitalen Kommunikationsplattform „Digital Communications Centre“

• Eingangsdokumente aller Art werden in ein geeignetes Eingangsformat für die internen Systeme gebracht und in entscheidungstauglicher Form in diese Systeme eingespeist.
• Die Digitalisierung des Eingangsdokumentenstroms bringt Produktivitäts-, Kosten- und Automatisierungsvorteile mit sich.
• Die Zahl der benötigten Vordrucke konnte deutlich gesenkt werden.
• Durch den Zugriff auf digitalisierte Daten ließ sich die kostenintensive, manuelle Verarbeitung von Aktenanforderungen eliminieren.
• Die Anzahl wiederholter Rechnungsdrucke ging erheblich zurück.

Kundenprofil

GE Capital France, ein Unternehmen der GE-Konzerngruppe, bedient fast 130.000 französische Unternehmenskunden mit einem breiten Spektrum von Finanzierunggslösungen.
Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung positioniert sich GE Capital France als unabhängiger Spezialist für die aktivabeliehene Finanzierung und bietet Unternehmen aller Art echte Alternativen zu herkömmlichen Finanzierungsformen.
Gegenstand dieser Fallstudie ist Factofrance, eine Tochter von GE Capital.
Mit einem Finanziehrungsvolumen von 33 Milliarden Euro im Jahr 2009 und 12 Millionen verarbeiten Belegen ist Factofrance französischer Marktführer im Factoring-Bereich.
Um die Anforderungen seiner Kunden noch besser erfüllen zu können, arbeitet Factofrance laufend an der Entwicklung neuer Finanzierungslösungen.
Eine wichtige Rolle spielen dabei neue Technologien, die die Verarbeitung des Forderungsbelege vereinfachen und dem Kunden auf diese Weise eine deutlich schnelleren Zugang zu seinen Finanzmitteln ermöglichen.