Europäischer Einzelhandelskonzern

Ziele
Der Einzelhandelskonzern mit Hauptsitz in Europa wollte seine Prozesse für die Bearbeitung strittiger Lieferantenrechnungen im eigenen Land effizienter, produktiver und kostensparender gestalten. Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Lösung zur Erfassung der Eingangsrechnungen, zur Weiterverarbeitung dieser Rechnungen in ein entscheidungstaugliches Format und zum Einspeisen der Rechnungen in die eigene Kreditorenbuchhaltung.

Die Lösung von Pitney bowes
Pitney Bowes implementierte eine automatisierte Rechnungsverarbeitung für drei Standorte des Konzerns als Outsourcing-Dienstleistung. An jedem Standort werden die Lieferantenrechnungen, die in einer Vielzahl unterschiedlicher Formate eingehen, erfasst, sortiert, klassifiziert, digitalisiert und in eine zentrale Workflow-Anwendung für Eingangsdokumente eingelesen.

Nach der Digitalisierung werden die relevanten Informationen aus den Eingangsrechnungen extrahiert. Danach werden sie automatisch indiziert und in ein Standardformat gebracht, das mit dem Kreditorenbuchhaltungssystem des Konzerns kompatibel ist. Schließlich werden die Rechnungen in einem entscheidungstauglichen Format in dieses System eingespeist. So können Probleme mit strittigen Rechnungen schneller und effizienter geklärt werden und der Prozess verbraucht weniger interne Ressourcen, was Kosteneinsparungen ermöglicht.

Im Lauf eines Jahres verarbeitet dieses Front-End-Managementsystem für Eingangsrechnungen 6,5 Millionen Seiten an Lieferantenrechnungen. Der Einzelhandelskonzern betrachtet dieses System einschließlich seiner Nachverfolgungs- und Berichterstellungsfunktionen als strategisch signifikant und sieht darin den ersten, wichtigen Baustein eines künftigen elektronischen Fakturierungssystems für seine gesamte Lieferantenbasis.

Ergebnisse
Der Service von Pitney Bowes ermöglichte dem Einzelhandelskonzern erhebliche Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung strittiger Lieferantenrechnungen in seiner Kreditorenbuchhaltung. Probleme mit strittigen Rechnungen können schneller geklärt werden und die Lösung der einzelnen Streitfälle erfordert weitaus weniger Ressourcen. Insgesamt hat der automatische Rechnungsverarbeitungsservice einen erheblichen Beitrag zur optimierten Rechnungsverarbeitung (Zahlung und Abstimmung) geleistet.

Vorteile der automatischen Rechnungsverarbeitung

• Strittige Eingangsrechnungen aller Art werden in einem passenden Eingabeformat und in entscheidungstauglicher Form in die interne Kreditorenbuchhaltung eingespeist.
• Durch die Digitalisierung der Eingangsdokumente stiegen der Automatisierungsgrad und die Produktivität, was Kostensenkungen und einen geringeren Ressourcenbedarf mit sich brachte.
• Probleme mit strittigen Rechnungen werden schneller geklärt, so dass die Zahlung schneller erfolgen kann.
• Dazu kommen weitere Vorteile im Berichtswesen und in der Abstimmung.

Kundenprofil
Bei dem Kunden handelt es sich um einen Einzelhandelskonzern, ursprünglich in Europa beheimatet, der mit Niederlassungen in 35 Ländern Europas, Asiens und Lateinamerikas inzwischen weltweit präsent ist.