AFER

Ziele
Im Lauf der Zeit wurde die Kommunikation im Zusammenhang mit der Abstimmung anlässlich der Hauptversammlung immer schwieriger und aufwändiger. Dazu kamen neue gesetzliche Terminvorgaben, die der AFER weniger Zeit für die Organisation der Abstimmung ließen. Auch die Briefwahl, obwohl ein nützlicher und zuverlässiger Wahlmodus, warf organisatorische Probleme auf. Angesichts dieser Situation erwog die AFER die Nutzung innovativer Internet-Technologien in der Hoffnung, damit die Wahlbeteiligung bei der Hauptversammlung zu verbessern. Dabei spielte die Absicherung des Wahlsystems gegen Betrug aller Art selbstverständlich eine bedeutende Rolle.

Die Lösung von Pitney Bowes
Die AFER lagerte ihren Internet-basierten Abstimmungsprozess an Pitney Bowes aus. Pitney Bowes wickelt diesen Prozess in Zusammenarbeit mit Voxaly, einem Spezialunternehmen für elektronische Abstimmungen, ab und verwaltet zugleich die Korrespondenz und die Mandate der Hauptversammlung.

Die Lösung sollte die mangelnde Flexibilität der Briefwahl überwinden, dem Wandel in der Gesetzgebung Rechnung tragen und eine höhere Wahlbeteiligung fördern. Dazu musste die von Pitney Bowes und Voxaly bereitgestellte Lösung flexibel und reaktionsschnell genug sein, um alle Anforderungen der AFER zu bewältigen.

Pitney Bowes entwickelte einen innovativen Dokumentenerstellungsservice, mit dem die Wahlformulare durch Einlesen der relevanten Daten und Informationen umgehend personalisiert werden können, und vereinfachte das Dokumentendesign. Dank seines Know-how im elektronischen Scanning und in der Produktion mehrkanaliger Kommunikationsflüsse kann Pitney Bowes in einem abgesicherten Prozess nahezu 100.000 Dokumente generieren, ergänzt durch eine Echtzeitfunktion zur Berichterstellung, die einen Nachweis für jedes einzelne elektronische Dokument liefert und damit die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Voxaly richtete ein „e-Abstimmungssystem“ für die AFER ein. Das Unternehmen stellte die Technologie für die digitalen Abstimmungen und die Konsolidierung der Abstimmungsergebnisse bereit. Im Sinne maximaler Sicherheit wird die Wahl für alle Kanäle gleichzeitig eröffnet und beendet.

Ergebnisse
Pitney Bowes und Voxaly stellen eine integrierte Dienstleitung bereit, also einen echten Rundumservice aus einer Hand, der der AFER über eine einzige Kontaktstelle zur Verfügung steht. Mittlerweile arbeitet Pitney Bowes bereits seit vier Jahren mit der AFER zusammen und hat in dieser Zeit 700.000 Einladungen versendet. Dazu kommen weitere wichtige Kommunikationsdokumente im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und ihren Aufgaben.

Die Dienstleistungsanbieter verarbeiten die per Post oder auf elektronischem Weg eintreffenden Wahlergebnisse und können in Zusammenarbeit mit der Wahlkommission auch Unregelmäßigkeiten und Streitfälle effektiv abklären.

Darüber hinaus erbrachte das neue Wahlsystem eine Steigerung der Wahlbeteiligung: Etwa 20 % mehr Mitglieder als in den Vorjahren geben mittlerweile ihre Stimme ab. Selbstverständlich stellt Pitney Bowes seine Dienstleistungen für die Hauptversammlung in einer abgesicherten Umgebung bereit, die Integrität, Vertraulichkeit und die Einhaltung der geltenden Vorschriften gewährleistet.

Vorzüge

• Der integrierte Service ermöglicht stabile, effiziente Prozesse.
• Dank der operativen Effizienz des neuen Systems kann sich die AFER ganz auf ihr Kerngeschäft und den Service für ihre Mitglieder konzentrieren.
• Die sichere und vertrauliche Lösung ermöglicht der AFER die Einhaltung aller gesetzlichen und sonstigen Vorgaben.
• Die Wahlbeteiligung der AFER stieg um 20 %.
• Den engeren Zeitvorgaben für die Wahlen konnte Rechnung getragen werden.

Kundenprofil
Die AFER (Association Française d’Epargne et de Retraite), 1976 gegründet, ist eine führende Lebensversicherung in Frankreich, die ihren Kunden individuelle Lösungen zur Verwaltung von Ersparnissen und Nachlässen sowie zur Finanzierung ihrer Altersversorgung anbietet.  In den 1980er Jahren revolutionierte die AFER den Markt für Lebensversicherungen durch die Möglichkeit beliebiger Einzahlungen und Abhebungen. Heute ist die AFER mit fast 700.000 Mitgliedern und einem Fondsvolumen von über 41 Milliarden Euro eines der führenden Finanzinstitute in Europa.